员工意见、建议、申诉处理及反馈管理程序正文参考

文件修订履历

1.   目 的

规范公司各方面的运作，及时反映员工思想动态，快速有效地处理员工的意见和建议。

2.   范 围

2.1对公司各项规章制度有异议或有不明之处；

2.2对公司各项管理及管理人员不满(工作失职、以权谋私、以势欺人)之处;

2.3对公司经营管理策略或方案提出建议性意见或建议、献计献策;

3.   程 序

3.1     申诉渠道及处理时限

3.1.1采用书信形式投递到公司设置之意见箱中,自开箱之日起,七日内答复;

  3.1.2直接向本部门管理人员投诉,自投诉之日起,七日内答复或即时答复. 

  3.1.3向员工代表反映意见或建议,以员工代表向行政部反映之日起,七日内答复.

  3.1.4通过每月一次定期举办的访谈日,直接向管理层申诉,即时答复或自访谈日起七日内答复.

3.2     处理程序

3.2.1意见箱由行政部负责每周定期开启一次,收集汇总相关意见,在当天转交有关部门.有关部门调查处理后,于5日内以《员工投诉及答复记录》书面形式进行回复.

3.2.2若直接向本部门管理人员提出意见或建议,由管理人员当面答复;不能答复的,由部门调查了解情况,作出处理,于5日内书面答复.

3.2.3向员工代表投诉的意见或建议,员工代表力所能及之问题,可采取当面答复;或者通过员工总代表向行政部反映所获取之意见或建议,由行政部安排有关部门调查处理,有关部门在5日内将回复结果以《员工投诉及答复记录》形式进行反馈.

3.2.4每月一次员工访谈日上,管理层接获之意见或建议,视其情况给予当场答复(事后补做记录)或填写《员工投诉及答复记录》,责令相关部门答复。

3.3审批与公布

     3.3.1拟定之《员工投诉及答复记录》经部门经理审核交行政部查核回复内容是否符合有关规定、条例后,交总经理签署.视其情况,决定《员工投诉及答复记录》张榜公布或单独答复投诉者本人.

    3.3.2行政部在投诉日7天内将《员工投诉及答复记录》于宣传栏内张榜公布,或转交投诉者阅知,投诉者阅后签名确认.

3.4资料存档

       3.4.1通过以上任一方式反映的意见或建议皆采用《员工投诉及答复记录》进行登记与记录,所有反馈书面答复之内容皆采用《员工投诉及答复记录》进行回复.

       3.4.2《员工投诉及答复记录》由行政部复印、分类、汇总存档.

4.鼓励

   4.1年终前,由行政部汇总一年来存档收集之意见、建议,分析其中之实用性或已采纳之措施,进行评选有建设性意见或合理化建议最多且被采纳者及为公司发展献计献策有功劳者.

4.2 在年终文艺晚会上,对以上选中之意见或建议者进行适当物质奖励或精神鼓励.

5.附件

  5.1《员工投诉处理流程图》

   5.2《员工投诉及答复记录》