体系文件编写的基本要求

社会责任管理体系应该是一个文件化的体系。社会责任管理体系文件是公司为了实施社会责任管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。建立管理体系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体系文件的过程。按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。参照ISO10013《质量手册编写指南》附录A的描述，社会责任管理体系的文件结构也可分为三个层次，即：
（1） 管理手册（A层次）
（2） 程序文件（B层次）
（3） 作业指导书和记录（C层次）

它们的关系如下所示。各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任手册内容对应一致。各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次，不一定都需要三个层次。

管理手册（A层次）：根据SA8000标准和规定的SA8000管理方针、目标来描述SA8000体系；
程序文件（B层次）：描述实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动；
作业文件（C层次）：详细的工作文件（表格、报告、作业文件，作业指导书、记录等）。

SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其它管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。

由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题：

1.1 系统性
体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。

1.2 权威性
体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求。社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件，是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。

1.3 见证性
社会责任管理体系文件可以作为客观证据以向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据：
（1） 社会责任因素已被识别、重要性已经评价；
（2） 有关活动的程序已被确定并得到批准；
（3） 有关活动处于全面监督之下；
（4） 程序文件更改处于受控状态。

1.4 适用性
社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。社会责任问题同时也是一个发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。

1. 5 符合性
社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出"标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效"。草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。